rund 480 Stunden pro Jahr gespart – so viel wie eine Teilzeitkraft, über viele Bereiche hinweg
50 automatische Arbeitsschritte
Steuerberater gekündigt. Buchhaltung läuft automatisch.
Mehr Zeit für Kundenkontakt und Vertrieb
Routine bei Bestellungen, Versand und Belegen läuft automatisch. So bleibt mehr Zeit für Kunden und Vertrieb.
46 Arbeitsschritte laufen von allein, rund um die Uhr. 4 starten auf Knopfdruck und brauchen eine Freigabe. Stand 30. Oktober 2026: Gezählt ist nur, was bereits läuft.
Was von allein läuft
8 Bestellungen & Versand
läuft Preise, Lagerbestände und Aufträge werden automatisch abgeglichen. Der Versandstatus erscheint im Shop. Etiketten und Lieferscheine gehen an den Druck, Sendungsnummern an den Marktplatz. Die Umsatzübersicht liegt bereit. Bei einem Ausfall stehen ein Ersatzshop und ein Ersatzkatalog bereit.
4 Auf Knopfdruck
läuft In der Bestellübersicht starten Sie per Klick: Zahlung verbuchen, Rechnung erstellen und verschicken, Versandetikett holen, Lieferschein drucken. Jeder dieser Schritte braucht Ihre Freigabe.
6 Werbung & Auswertung
läuft Der Produktkatalog wird täglich für die Werbung übergeben. Bezahlte Käufe werden der Werbung zugeordnet. Sie erhalten wöchentlich einen kurzen Bericht und sehen, wie gut der Shop gefunden wird.
2 Einkauf & Preise
läuft Sie erhalten Vorschläge zu Mitbewerberpreisen und Einkaufspreisen. Weitere Funktionen stehen unten bei „in Umsetzung“.
3 Buchhaltung
läuft Belege werden verarbeitet, Bankumsätze übernommen und gebuchte Belege sicher archiviert. Die Meldung an das Finanzamt ist noch in Umsetzung.
6 Sicherungen
läuft Shop, Bestellübersicht und Passwortverwaltung werden regelmäßig gesichert. Eine verschlüsselte Gesamtsicherung liegt an einem externen Ort. Regelmäßige Tests prüfen, ob sich die Daten wiederherstellen lassen.
13 Laufende Kontrolle
läuft Regelmäßige Prüfungen kontrollieren Shop, Warenwirtschaft, Druck, Sicherungen und Erreichbarkeit. Sie helfen, Störungen früh zu erkennen, bevor Kunden sie bemerken.
8 Pflege
läuft Der Shop wird nachts aktualisiert. Vorher wird der aktuelle Stand gesichert, danach die Erreichbarkeit geprüft. Bei Fehlern wird sofort der vorherige Stand wiederhergestellt. Die Zugänge kommen aus der sicheren Passwortverwaltung.
8 + 4 + 6 + 2 + 3 + 6 + 13 + 8 = 50. Was noch gebaut wird, ist als „in Umsetzung“ markiert und zählt hier nicht mit.
So greifen die Abläufe ineinander
Die Übersicht zeigt, wie die Abläufe zusammenarbeiten. Durchgezogene Pfeile zeigen, was bereits läuft. Die gestrichelte Meldung an das Finanzamt ist in Umsetzung.
- Kunden erreichen den Onlineshop auf dem eigenen Server über einen vorgeschalteten Schutz, der die Seiten auch schneller ausliefert.
- Onlineshop und Warenwirtschaft gleichen Preise, Lagerbestände und Aufträge miteinander ab.
- Warenwirtschaft und Bestellübersicht tauschen Aufträge und Belege in beide Richtungen.
- Aus der Bestellübersicht gehen Etiketten an den Versand und der Lieferschein an den Druck.
- Zahlungsanbieter zahlen an den Onlineshop.
- Käufe und Produktkatalog werden für Werbung und Auswertung übergeben.
- Assistenten für Suchmaschinen und Werbung, Einkauf, Grafik, Buchhaltung und Betrieb arbeiten über die Bestellübersicht. Die Freigabe bleibt bei Ihnen.
- Zugänge liegen in der sicheren Passwortverwaltung.
- Sicherungskopien werden verschlüsselt an einem externen Ort gespeichert.
- Bankumsätze fließen in die Warenwirtschaft.
- in Umsetzung Die Meldung an das Finanzamt. Die Einreichung bleibt beim Menschen.
Schnell und geschützt
läuft Der Onlineshop läuft auf einem eigenen Server. Ein vorgeschalteter Schutz sichert den Shop und liefert Seiten schneller aus. Sicherungen werden verschlüsselt gespeichert. Regelmäßige Tests prüfen, ob sich die Daten im Ernstfall wiederherstellen lassen.
Warenwirtschaft und Bestellübersicht
läuft Bestellungen, Zahlungen und Belege laufen in Warenwirtschaft und Buchhaltung zusammen. In der Bestellübersicht starten Sie auf Knopfdruck: Zahlung verbuchen, Rechnung erstellen und verschicken, Versandetikett holen, Lieferschein drucken. Jeder Schritt braucht eine Freigabe. Sie entscheiden, die Tipparbeit entfällt.
KI-Assistenten
läuft KI-Assistenten unterstützen bei Suchmaschinen & Werbung, Einkauf, Grafik, Buchhaltung und Betrieb. Sie liefern Entwürfe und Vorschläge. Sie geben frei und haben mehr Zeit für Kunden. Was noch fehlt, steht unten bei „in Umsetzung“.
Nachts aktuell
läuft Aktualisierungen laufen, wenn kaum jemand bestellt. Vorher wird der aktuelle Stand gesichert, danach die Erreichbarkeit geprüft. Bei Fehlern wird sofort der vorherige Stand wiederhergestellt. Das erspart nächtliche Handarbeit.
Werbung und Auswertung
läuft Werbung wird nur mit Zustimmung der Besucher geladen. Bezahlte Käufe werden der Werbung zugeordnet. Der Produktkatalog wird gepflegt und täglich übergeben. Sie sehen, was sich verkauft, ohne Listen von Hand zusammenzustellen.
Zugänge
läuft Passwörter liegen sicher in der Passwortverwaltung. Automatische Abläufe erhalten nur die Zugänge, die sie brauchen. Das erspart Zettel und Passwortkopien in alten Nachrichten.
Einkauf
- läuft Sie erhalten wöchentlich eine E-Mail mit Mitbewerberpreisen. Das Durchsuchen anderer Shops entfällt.
- läuft Einkaufspreise der Lieferanten werden abgeglichen und als Vorschlag vorgelegt. Übernommen wird erst nach Bestätigung.
- in Umsetzung Vorschläge, wann nachbestellt werden sollte.
- in Umsetzung Vorschläge für Verkaufspreise.
Buchhaltung
Die Buchhaltung läuft ohne externen Steuerberater. Die Meldung an das Finanzamt bleibt beim Inhaber.
- läuft Rechnungen aus dem Postfach und Belege vom Handy werden gelesen und abgelegt. Doppelte Belege werden erkannt. In der Warenwirtschaft liegt ein Entwurf zur Freigabe.
- läuft Bankumsätze kommen in die Warenwirtschaft, ohne Abtippen.
- läuft Gebuchte Belege liegen als PDF im gesicherten Archiv.
- in Umsetzung Vorbereitung der Meldung an das Finanzamt. Die Einreichung bleibt beim Menschen.
- in Umsetzung Freigabe, bevor Auszahlungen der Zahlungsanbieter verbucht werden.
Ergebnis
Mehr Zeit für Kundenkontakt und Vertrieb
Dank automatischer Abläufe und KI konnten wir den externen Steuerberater kündigen. Seit Oktober 2026 erledigen wir Buchhaltung und Steuer selbst im Haus.
50 automatische Arbeitsschritte sparen Handarbeit: 46 laufen von allein, 4 starten auf Knopfdruck und brauchen eine Freigabe. Der Shop ist spürbar schneller. Der Vergleich von jeweils 5 Tagen vor und nach dem Umstieg zeigt einen ersten Trend: +71 % Bestellungen und +46 % Umsatz. Der kurze Zeitraum ist noch kein Beleg für eine dauerhafte Entwicklung. Die rund 480 gesparten Stunden pro Jahr entsprechen etwa einer Teilzeitkraft mit 10 Stunden pro Woche – nur decken die Abläufe Aufgaben aus vielen Bereichen ab, für die man sonst unterschiedliche Fachleute bräuchte: Bestellungen und Versand, Buchhaltung, Einkauf, Werbung, Sicherungen, Überwachung und Wartung. Die gewonnene Zeit fließt in Kundenkontakt und Vertrieb.
Anfrage
Weniger Tipparbeit, weniger Fehler, mehr Zeit für Kunden und Vertrieb: Schreiben Sie uns, wenn Sie ähnliche Abläufe möchten. Die Freigabe bleibt bei Ihnen.